E-facture

Le processus e-facture aae n’est accessible qu’aux partenaires contractuels aae et aux membres aae. Les membres peuvent s’enregistrer pour recevoir des factures électroniques ( e-factures ). Les partenaires contractuels sont intégrés individuellement au processus.

Processus e-facture aae

Les factures suivantes peuvent être établies par l’aae aux membres sous forme d’e-facture :

Factures de stock et de prestations aae

• Émetteur de la facture aae
• Facturation de la TVA par l’aae
• Conditions de paiement aae
• Paiement à l’aae selon ESR – IBAN

Factures adressées à l’aae sous forme électronique par le partenaire contractuel ( facturation centralisée e-facture )

• Émetteur de la facture partenaire contractuel
• Facturation de la TVA par le partenaire contractuel
• Conditions de paiement aae
• Paiement à l’aae selon ESR – IBAN

Les partenaires contractuels sans factures électroniques vont être traités comme jusqu’à présent.

Les membres de l’aae peuvent demander l’affichage d’une liste recensant les partenaires contractuels e-facture à la rubrique « Mon compte ». La liste des partenaires contractuels e-facture va s’enrichir en permanence au cours des prochains mois. 

Intérêt et avantages du processus e-facture aae

• La suppression des factures papier a pour effet d’abaisser les coûts de procédure.
• Les charges administratives de contrôle, de traitement, de comptabilisation et de traitement consécutif, aussi bien au niveau du fournisseur que de l’aae et des membres sont réduites.
• Les factures de fournisseurs sont refacturées au membre selon le standard ybinvoice. Ce format est prévu pour le traitement en aval dans tous les logiciels de comptabilité de branche usuels.
• L’original de la facture fournisseur est joint à l’e-facture sous forme de justificatif conforme aux dispositions en matière de TVA.
• Le fournisseur est utilisé comme créditeur, la facture est comptabilisée directement sur son compte.
• Elle est ensuite payée à l’aae aux conditions habituelles. Les coordonnées bancaires et les conditions de paiement sont celles de l’aae.
• Il n’y a plus de double saisie ( facture aae, paiement aae et saisie de la facture fournisseur ) ni de contre-facturation.
• L’ensemble du processus de facturation est considérablement réduit et simplifié.
• Dès qu’une nouvelle e-facture est prête à être traitée, le membre en est informé par e-mail.

Inscription à e-facture

Les membres souhaitant à l’avenir recevoir des factures de l’aae et des partenaires contractuels sous forme d’e-facture doivent s’inscrire auprès de l’aae. Ils doivent pour cela se rendre à la rubrique « Mon compte > E-facture ». 

L’aae confirme ensuite l’inscription et la date d’activation par e-mail.

Identification des destinataires de facture 

L’aae identifie les membres par leur numéro d’adhérent e-facture. Si le membre n’a pas encore de numéro d’adhérent e-facture ( p. ex. ID e-facture de PostFinance ), l’aae pourra lui en attribuer un manuellement. Ce numéro est mentionné par le fournisseur dans l’e-facture. L’aae associe le numéro de membre au numéro d’adhérent e-facture.

Les membres peuvent consulter leur propre numéro d’adhérent et celui des fournisseurs sous « Mon compte ». Les numéros d’adhérent respectifs doivent être saisis chez le fournisseur et dans les réglages du logiciel de comptabilité du membre.

Autorisations de téléchargement

La connexion maître permet d’autoriser les sous-comptes pour le téléchargement des e-factures.

Téléchargement manuel sous « Mon compte »

En se rendant sur « Mon compte > E-facture », à la rubrique « Factures », l’utilisateur autorisé ( connexion maître ou sous-compte ) peut télécharger manuellement les e-factures à payer et les traiter en les important dans son logiciel de comptabilité. 

Si nécessaire, les e-factures peuvent être téléchargées à nouveau pendant 30 jours sous l’onglet « Factures téléchargées » et restent disponibles au téléchargement sous forme de PDF ou de XML via « mes factures ».

Téléchargement intégré au logiciel de comptabilité

Depuis mai 2019, les e-factures peuvent être traitées de façon automatique par les logiciels de comptabilité de Braso AG ( XPANDIT ) et de Messerli informatique SA ( Messerli ). Il suffit pour cela d’un code d’accès qui sera communiqué sur demande par l’aae avec la confirmation d’inscription. Le code d’accès doit être enregistré dans le logiciel de comptabilité pour le téléchargement automatique. Étant donné qu’il s’agit d’une nouvelle fonction de votre logiciel de comptabilité, il faudra peut-être procéder à une mise à jour du logiciel. Votre partenaire informatique pourra vous renseigner à ce sujet.